기록

기록은 설명책임성(accountabilty)과 증거성을 갖는 기록된 정보를 의미한다.
정보화시대의 기록물관리는 훨씬 복잡하고 다양하며 전문적인 업무로 단순한 문서보관을 기록물관리라고 할 수 없다.
기록물관리는 다음과 같은 흐름으로 진행된다.

< 기록물관리 전산화 업무처리 흐름도 >

제1단계 : 처리과

처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다.
현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다는 것이다.
현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.

제 2단계 : 기록관

기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구 로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 영구 기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
기록 관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적 · 물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

3단계: 국가기록원

국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립한다.
증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다.
보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.
기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급한다.
일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관받아 정리하여 보존한다.
공공기관의 업무수행과 관련하여 생산되고 국가적으로 보존할 가치가 높은 민간보유 기록물을 국가기록물로 지정·관리하여 민간보유 중요기록물의 훼손·멸실 방지와 공적 가치가 있는 기록물을 보존한다.
공공기관의 기록물관리 추진실적을 종합평가하여 우수기관 및 유공공무원을 표창하여, 기록물관리 제도의 조기정착과 업무종사자들의 관심과 사기를 진작한다.